Geschäftskonto Grundlagen
Was ist ein Geschäftskonto?
Ein Firmenkonto ist ein spezielles Bankkonto, das ausschließlich für geschäftliche Zwecke verwendet wird. Im Gegensatz zu einem privaten Girokonto ist es darauf ausgerichtet, die finanziellen Bedürfnisse von Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern zu erfüllen.
Wichtiger Hinweis: Ein Firmenkonto ist nicht nur ein separates Konto – es bietet spezielle Funktionen und rechtliche Vorteile, die für Unternehmen essentiell sind.
Geschäftskonto vs. Privatkonto
Privatkonto
- Für persönliche Ausgaben
- Einfache Konditionen
- Begrenzte Buchungsanzahl
- Verbraucherschutz
Firmenkonto
- Für Unternehmensfinanzen
- Erweiterte Funktionen
- Höhere Buchungsvolumen
- Steuerliche Vorteile
Wer braucht ein Geschäftskonto?
Grundsätzlich ist ein Firmenkonto für alle empfehlenswert, die geschäftlich tätig sind. Bei manchen Rechtsformen ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben:
Firmenkonto ist Pflicht für:
- GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
- UG (Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt)
- AG (Aktiengesellschaft)
- Andere Kapitalgesellschaften
Dringend empfohlen für:
- Einzelunternehmer
- Freiberufler
- Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Selbstständige im Nebenerwerb
Vorteile eines Firmenkontos
1. Klare Finanztrennung
Der wichtigste Vorteil ist die saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Finanzen. Diese Trennung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
Bessere Übersicht
Alle Geschäftstransaktionen sind auf einen Blick ersichtlich. Dies erleichtert die Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben erheblich.
Vereinfachte Buchhaltung
Die Buchführung wird deutlich einfacher, da keine privaten Transaktionen herausgefiltert werden müssen.
Rechtssicherheit
Bei Betriebsprüfungen können Sie klar zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben unterscheiden.
Zeitersparnis
Weniger Aufwand bei der Steuererklärung und Jahresabschluss durch klare Strukturen.
2. Professioneller Auftritt
Ein Firmenkonto vermittelt Seriosität und Professionalität gegenüber Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern:
- Geschäftliche Kontobezeichnung möglich
- Separate Geschäftsadresse für Banking
- Professionelle Zahlungsabwicklung
- Vertrauensbildung bei Geschäftspartnern
3. Erweiterte Banking-Funktionen
Firmenkonten bieten spezielle Features, die auf Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind:
Spezielle Funktionen:
- Höhere Überweisungslimits
- Sammelüberweisungen
- Lastschriftverfahren
- Kontokorrentkredit
- Mehrere Benutzer mit verschiedenen Rechten
- Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware
Rechtsformen und Anforderungen
Je nach Rechtsform Ihres Unternehmens gelten unterschiedliche Anforderungen und Möglichkeiten für Geschäftskonten:
Einzelunternehmen & Freiberufler
Eigenschaften:
- Kein separates Firmenkonto gesetzlich vorgeschrieben
- Dennoch dringend empfohlen für saubere Trennung
- Meist günstigere Konditionen als für Kapitalgesellschaften
- Einfache Kontoeröffnung mit Personalausweis
Achtung: Viele Banken schließen geschäftliche Nutzung von Privatkonten in ihren AGB aus!
Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
Eigenschaften:
- Firmenkonto empfohlen, aber nicht zwingend vorgeschrieben
- Alle Gesellschafter müssen berechtigt sein
- Gesellschaftsvertrag oft erforderlich
- Komplexere Kontoeröffnung als bei Einzelunternehmen
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
Eigenschaften:
- Firmenkonto ist gesetzlich vorgeschrieben
- Für Stammkapital-Einzahlung erforderlich
- Umfangreichere Unterlagen für Kontoeröffnung
- Höhere Gebühren als bei Einzelunternehmen
Wichtig: Ohne Firmenkonto kann eine GmbH oder UG nicht ins Handelsregister eingetragen werden!
Kosten und Gebührenvergleich
Die Kosten für ein Geschäftskonto variieren stark je nach Anbieter und Leistungsumfang. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Kostenfaktoren:
Kostenlose Firmenkonten
Vorteile
- Keine monatlichen Grundgebühren
- Ideal für Startups und Kleinunternehmer
- Meist online-basiert
- Schnelle Kontoeröffnung
Einschränkungen
- Begrenzte Anzahl kostenloser Buchungen
- Gebühren für zusätzliche Services
- Oft nur für bestimmte Rechtsformen
- Weniger persönlicher Service
Typische Kostenpunkte
Kontoführungsgebühr:0€ - 50€ pro Monat
Buchungsposten:0,10€ - 0,50€ pro Transaktion
Karten:0€ - 50€ pro Jahr
Bargeldabhebung:0€ - 5€ pro Vorgang
Kontokorrentkredit:6% - 15% Zinsen p.a.
Kostenfallen vermeiden
Häufige versteckte Kosten:
- Gebühren für beleghafte Überweisungen
- Kosten für Kontoauszüge in Papierform
- Gebühren für Fremdwährungstransaktionen
- Kosten für zusätzliche Nutzer
- Inaktivitätsgebühren
Tipp: Berechnen Sie die Gesamtkosten pro Jahr für Ihr Firmenkonto basierend auf Ihrem erwarteten Nutzungsverhalten, nicht nur die Grundgebühr!
Wichtige Funktionen und Features
Moderne Firmenkonten bieten weit mehr als nur die Grundfunktionen eines Girokontos. Hier sind die wichtigsten Features, auf die Sie achten sollten:
Grundfunktionen
Zahlungsverkehr
- SEPA-Überweisungen
- Auslandsüberweisungen
- Lastschriftverfahren
- Daueraufträge
- Sammelüberweisungen
Karten und Limits
- Geschäftliche Debitkarten
- Kreditkarten für Unternehmen
- Individuelle Tageslimits
- Mehrere Karten pro Konto
- Kontaktloses Bezahlen
Erweiterte Features
Moderne Funktionen:
- Multi-User-Zugang: Verschiedene Berechtigungsebenen für Mitarbeiter
- API-Schnittstellen: Anbindung an Buchhaltungssoftware
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Push-Nachrichten bei Transaktionen
- Ausgabenkategorisierung: Automatische Zuordnung zu Kostenstellen
- Digitale Belege: Fotoerfassung und Zuordnung von Rechnungen
- Liquiditätsplanung: Cashflow-Prognosen und Reports
Sicherheitsfeatures
Wichtige Sicherheitsaspekte:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Verschlüsselte Datenübertragung
- Individuelle Benutzerrechte
- Transaktionslimits und Freigabeprozesse
- Verdächtige Aktivitäten werden erkannt
- Einlagensicherung gemäß EU-Richtlinien
Online-Banking für Unternehmen
Modernes Online-Banking ist das Herzstück der digitalen Unternehmensführung. Es bietet weit mehr Möglichkeiten als privates Online-Banking:
Benutzeroberfläche und Bedienung
Desktop-Banking
- Umfassende Funktionen
- Große Bildschirmdarstellung
- Ideal für komplexe Vorgänge
- Export-Funktionen
Mobile Banking
- Banking unterwegs
- Push-Benachrichtigungen
- Foto-Überweisungen
- Schnelle Freigaben
Reporting und Auswertungen
Professionelle Firmenkonten bieten umfangreiche Reporting-Funktionen:
- Detaillierte Umsatzauswertungen
- Kategorisierung nach Kostenstellen
- Export für Buchhaltungssoftware
- Grafische Darstellungen und Charts
- Liquiditätsprognosen
Buchhaltung und Firmenkonto
Ein Firmenkonto erleichtert die Buchhaltung erheblich und sorgt für eine saubere Dokumentation aller Geschäftsvorgänge.
Vorteile für die Buchführung
Automatisierung
Viele Firmenkonten bieten direkte Anbindungen zu Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevDesk.
Dokumentation
Alle Transaktionen werden automatisch erfasst und können digital archiviert werden.
Kategorisierung
Ausgaben können automatisch den richtigen Konten und Kostenstellen zugeordnet werden.
Compliance
Erfüllung der GoBD-Anforderungen für digitale Buchführung wird vereinfacht.
Integration in Buchhaltungssoftware
Beliebte Integrationen:
- DATEV - Standard für Steuerberater
- Lexware - Komplettsolution für KMU
- sevDesk - Cloud-basierte Buchhaltung
- FastBill - Online-Buchhaltung
- Sage - Umfangreiche ERP-Lösung
Steuerliche Aspekte
Ein Firmenkonto bringt verschiedene steuerliche Vorteile mit sich und erleichtert die Kommunikation mit dem Finanzamt.
Steuerliche Vorteile
Vollständige Absetzbarkeit
Alle Kosten des Firmenkontos (Kontoführungsgebühren, Kartengebühren, etc.) können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Vereinfachte Steuererklärung
Durch die klare Trennung wird die Erstellung der Steuererklärung erheblich vereinfacht.
Betriebsprüfungen
Bei einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt keinen Einblick in private Finanzen.
Automatische Steuerberechnung
Moderne Firmenkonten bieten teilweise automatische Steuerberechnungen:
- Automatische Umsatzsteuerberechnung bei Einnahmen
- Rücklagen für Steuerzahlungen
- Vorsteuerabzug bei Ausgaben
- Quartalsweise Meldungen
Geschäftskonto eröffnen - So geht's
Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist heute meist komplett digital möglich. Hier erfahren Sie alles über den Prozess und die benötigten Unterlagen.
Der Eröffnungsprozess Schritt für Schritt
1
Anbieter auswählen
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter basierend auf Ihren Anforderungen (Kosten, Funktionen, Service).
2
Unterlagen vorbereiten
Sammeln Sie alle erforderlichen Dokumente entsprechend Ihrer Rechtsform.
3
Online-Antrag ausfüllen
Geben Sie alle erforderlichen Daten in das Online-Formular ein.
4
Legitimation durchführen
Verifizieren Sie Ihre Identität per Video-Ident oder Post-Ident.
5
Freischaltung abwarten
Die Bank prüft Ihre Unterlagen und schaltet das Konto frei (1-5 Werktage).
Benötigte Unterlagen nach Rechtsform
Einzelunternehmer & Freiberufler
- Personalausweis oder Reisepass
- Gewerbeanmeldung (bei Gewerbetreibenden)
- Steuernummer
- Nachweis der freiberuflichen Tätigkeit (bei Freiberuflern)
Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
- Personalausweise aller Gesellschafter
- Gesellschaftsvertrag
- Gewerbeanmeldung (falls gewerblich)
- Handelsregisterauszug (bei eingetragenen Gesellschaften)
- Vollmachten für Geschäftsführer
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)
- Personalausweise der Geschäftsführer
- Notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag
- Handelsregisteranmeldung
- Gesellschafterliste
- Gewerbeanmeldung
- Nachweis der Kapitaleinzahlung
Wichtiger Hinweis für GmbH/UG: Das Firmenkonto muss vor der Handelsregistereintragung eröffnet werden, da das Stammkapital eingezahlt werden muss.
Legitimationsverfahren
Video-Ident
- Schnell und bequem von zu Hause
- Dauer: ca. 10 Minuten
- Benötigt: Smartphone/Webcam + Ausweis
- Verfügbar bei den meisten Neobanken
Post-Ident
- In jeder Postfiliale möglich
- Dauer: Weg zur Post + 5 Minuten
- Benötigt: Ausweis + Coupon
- Standard bei klassischen Banken
Dauer der Kontoeröffnung
Neobanken (Digital):Wenige Minuten bis 24 Stunden
Filialbanken (Online):1-3 Werktage
Filialbanken (Vor Ort):Sofort bis 1 Woche
Kapitalgesellschaften:3-10 Werktage
Häufige Fehler vermeiden
Bei der Auswahl und Nutzung eines Geschäftskontos können verschiedene Fehler passieren. Hier sind die häufigsten Fallstricke und wie Sie sie vermeiden:
1. Falscher Anbieter
Fehler: Bank nur nach niedrigsten Grundkosten ausgewählt
Richtig: Gesamtkosten basierend auf erwarteter Nutzung berechnen
Ein kostenloses Konto kann bei vielen Transaktionen teurer werden als ein Konto mit Grundgebühr aber kostenlosen Buchungen.
2. Unvollständige Unterlagen
Fehler: Kontoeröffnung ohne alle erforderlichen Dokumente
Richtig: Checkliste abarbeiten und alle Unterlagen vorbereiten
Fehlende Unterlagen verzögern die Kontoeröffnung erheblich oder führen zur Ablehnung.
3. Privates Konto für Geschäftszwecke
Fehler: Geschäftliche Transaktionen über Privatkonto abwickeln
Richtig: Saubere Trennung von Anfang an einhalten
Dies kann steuerliche Probleme verursachen und ist bei vielen Banken vertraglich untersagt.
4. Versteckte Kosten übersehen
Fehler: Nur auf beworbene Preise achten
Richtig: Preis- und Leistungsverzeichnis komplett durchlesen
Kosten für Bargeldeinzahlungen, Auslandsüberweisungen oder zusätzliche Karten können erheblich sein.
5. Zu späte Kontoeröffnung
Fehler: Kontoeröffnung erst nach Geschäftsstart
Richtig: Konto bereits in der Gründungsphase eröffnen
Besonders bei GmbH/UG ist das Konto für die Stammkapitaleinzahlung erforderlich.
Profi-Tipp: Führen Sie ein "Testmonat" durch: Rechnen Sie Ihre typischen monatlichen Transaktionen hoch und vergleichen Sie die resultierenden Kosten bei verschiedenen Anbietern.
Checkliste für die Kontowahl
Mit dieser umfassenden Checkliste treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Geschäftskonto:
Grundlagen klären
Anforderungen definieren
Anbieter vergleichen
Kontoeröffnung vorbereiten
Nach der Eröffnung
Zusatz-Tipp: Speichern Sie diese Checkliste ab und arbeiten Sie sie systematisch ab. Eine gründliche Vorbereitung spart später Zeit und Geld.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich mein Privatkonto als Geschäftskonto nutzen?
Grundsätzlich ist dies nicht empfehlenswert und oft auch vertraglich untersagt. Die meisten Banken schließen in ihren AGB die geschäftliche Nutzung von Privatkonten aus. Zudem erschwert es die Buchführung erheblich und kann steuerliche Probleme verursachen. Für Kapitalgesellschaften ist ein separates Geschäftskonto sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Wie viel kostet ein Geschäftskonto?
Die Kosten variieren stark je nach Anbieter und Nutzung. Ein Geschäftskonto für Freiberufler und kleine Unternehmen kostet zwischen 50 und 150 Euro pro Jahr. Größere Unternehmen mit vielen Transaktionen können mit Kosten von über 1.000 Euro pro Jahr rechnen. Es gibt auch kostenlose Angebote, diese haben aber meist eingeschränkte Funktionen oder hohe Kosten bei intensiver Nutzung.
Welche Unterlagen brauche ich für die Kontoeröffnung?
Die benötigten Unterlagen hängen von Ihrer Rechtsform ab. Einzelunternehmer benötigen meist nur Personalausweis, Gewerbeanmeldung und Steuernummer. Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) müssen zusätzlich den Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste und weitere Dokumente einreichen. Eine detaillierte Übersicht finden Sie im Abschnitt "Kontoeröffnung" dieses Ratgebers.
Wie lange dauert die Eröffnung eines Geschäftskontos?
Bei Neobanken und reiner Online-Abwicklung kann ein Geschäftskonto für Einzelunternehmer innerhalb weniger Minuten bis 24 Stunden eröffnet werden. Filialbanken benötigen meist 1-3 Werktage. Bei Kapitalgesellschaften dauert es aufgrund der umfangreicheren Prüfung meist 3-10 Werktage. Video-Ident beschleunigt den Prozess erheblich gegenüber Post-Ident.
Was ist der Unterschied zwischen Neobanken und klassischen Banken?
Neobanken sind rein digitale Banken ohne Filialnetz, die meist günstigere Preise und moderne Apps bieten. Sie haben aber oft eingeschränkte Services (keine Bargeldeinzahlung, weniger Kreditangebote). Klassische Filialbanken bieten das komplette Servicespektrum inklusive persönlicher Beratung, sind aber meist teurer. Die Wahl hängt von Ihren Bedürfnissen ab: Wer hauptsächlich online arbeitet, ist mit einer Neobank oft besser bedient.
Kann ich mehrere Geschäftskonten haben?
Ja, viele Unternehmen führen mehrere Geschäftskonten. Dies kann sinnvoll sein für verschiedene Projekte, zur Risikostreuung (Einlagensicherung), oder um die Vorteile verschiedener Banken zu kombinieren. Wichtig ist, dass Sie den Überblick behalten und alle Konten ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfassen. Informieren Sie auch Ihren Steuerberater über zusätzliche Konten.
Was passiert wenn die Bank mein Geschäftskonto ablehnt?
Eine Ablehnung kann verschiedene Gründe haben: negative Schufa-Einträge, unvollständige Unterlagen, oder die Bank akzeptiert Ihre Rechtsform nicht. Sie können es bei einer anderen Bank versuchen oder die Ablehnungsgründe erfragen und beseitigen. Manche Banken bieten auch Guthabenkonten ohne Schufa-Prüfung an. Im Notfall gibt es spezialisierte Anbieter für Geschäftskonten trotz negativer Schufa.
Sind meine Einlagen im Geschäftskonto geschützt?
Ja, Geschäftskonten bei deutschen Banken sind durch die gesetzliche Einlagensicherung bis 100.000 Euro pro Bank und Kunde geschützt. Bei manchen Banken gibt es zusätzliche freiwillige Sicherungssysteme. Wichtig: Bei Neobanken ohne deutsche Banklizenz gelten möglicherweise andere Regelungen. Prüfen Sie die Einlagensicherung vor der Kontoeröffnung und verteilen Sie größere Summen auf mehrere Banken.